Desde os tempos escolares até a minha carreira profissional, eu aprendi muitas técnicas de gerenciamento de tempo, com os Project Management Professional (PMP).
Com a expansão da internet, uma grande quantidade de tarefas e informações são acrescentadas diariamente às nossas vidas.
Esse é um dos motivos de estar cada vez mais difícil encontrar pessoas que não estejam enfrentando problemas com o gerenciamento de tempo das suas tarefas diárias.
Sendo assim, aqui estão 6 dicas dos PMP's que vão ajudar no seu gerenciamento de tempo:
Dica #1: Estabeleça Métodos e Sistemas
É muito importante estabelecer um método ou sistema que seja capaz de identificar quem, o quê, quando, onde e como realizar cada tarefa.
Você também deve encontrar uma forma de acessá-lo online.
O sistema deve identificar os responsáveis por cada tarefa, quando, onde e como elas serão realizadas, e que informação será usada no projeto.
Dica #2: Realize checagens constantes
Muitas vezes, algumas das tarefas que você está realizando, ou estão na sua lista, não têm nenhuma relação com o seu projeto principal.
Pessoas chamando você no Skype, Facebook ou email, por exemplo, às vezes adicionam tarefas inesperadas à sua rotina diária.
E isso pode lhe tirar do foco, caso você não realize uma checagem constante do planejamento que foi criado.
Tenha o hábito constante de perguntar a si mesmo:
"Será que isso está relacionado com o meu projeto?"
Caso não tenha nenhuma relação, adie ou elimine a tarefa.
Mas se realmente for importante para o projeto, redefina o seu gerenciamento de tempo e inclua esta tarefa.
Dica #3: Estime realísticamente o tempo e as tarefas
Ao avaliar uma tarefa durante o planejamento, certifique-se de estimar corretamente tudo que será preciso para fazê-la.
Tarefas que você nunca fez antes, ou que ninguém realizou no passado, ou que você ainda não tenha experiência ou conhecimento suficientes, podem causar estimativas incorretas do tempo que será necessário para completá-las.
É importante levantar mais informações para poder realizar estimativas realistas de tempo, e não sair do prazo previsto para concluir o seu trabalho.
Dica #4: Procure ajuda ou informações alternativas
Se você depende de ajuda ou informações de outras pessoas para terminar as suas tarefas, e não consegue obtê-las à tempo, você mesmo será responsável pelo atrazo no projeto.
Você precisa superar esse tipo de problema e encontrar a informação através de caminhos alternativos.
Dica #5: Peça suporte para ter ajuda com o gerenciamento de tempo
Muitas vezes, encontramos tarefas que precisam da ajuda de outros especialitas, ou de pessoas que possam realizar grandes quantidades de trabalhos repetitivos.
É importante solicitar esse tipo de apoio sempre que precisar.
Quase sempre você pode delegar o seu trabalho a alguém que tenha tempo disponível, ou que tenha um conjunto de habilidades que você não possui.
Podem ser, por exemplo fornecedores, free lancers, ou os seus parceiros de negócios.
Dica #6: Identifique os recursos disponíveis
É muito importante saber o que já temos e o que vamos precisar.
Muitas vezes, as tarefas nas quais estamos envolvidos são completamente novas para nós.
Identifique tudo que você precisa para ter sucesso, como por exemplo cursos, ferramentas ou sistemas que possam lhe ajudar.
Estas são algumas das melhores dicas dos PMP's, que me ajudam no gerenciamento de tempo e mantém os meus projetos no caminho certo.
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